News

 
Technique
28.06.2016

Suivis revisités (2/2)

Depuis la version 1605 d’IS-Academia, une nouvelle cellule d’édition des suivis a été intégrée dans l’application. Se voulant beaucoup plus simple que ses prédécesseurs, elle n’en est pas moins complète.

De nouveaux champs se retrouvent au niveau d’un suivi : un titre sur une seule ligne de manière à séparer le titre de la description du suivi (texte multiligne) ; une date de visibilité permettant de masquer le suivi aux étudiants jusqu’à une certaine date ou encore la possibilité de définir un élément de hiérarchie pour classer les suivis (parfois appelé « Dossier »).

L’ajout de documents se fait par une zone de drag&drop sur laquelle il est également possible de cliquer pour rechercher le document sur son ordinateur.

Des rôles peuvent être paramétrés afin de limiter l’accès à la suppression des documents, à la suppression du suivi même, voire même de forcer la lecture seule sur les suivis.

Au niveau des écrans de génération de suivis (impression de lettres, de bulletins, etc.), l’interface a été homogénéisée de manière à retrouver les mêmes champs sur les différents écrans. Ainsi, certains éléments des suivis qui ne pouvaient être saisis sur certains écrans le sont maintenant partout. De plus, lors d’une impression en masse, l’ensemble des suivis générés est identifié et groupé. Cela permet de simplement retrouver tous les suivis générés à un moment donné par un utilisateur et de pouvoir les éditer en masse ou de les supprimer.

 

L’ancien popup des suivis, accessible à partir des écrans d’inscriptions, n’a pas changé. Toutefois, il est possible de le remplacer complètement par un portail. Ce type de portail se veut simple et léger : un seul onglet avec un minimum de cellules. Cette variante offre ainsi toutes les possibilités de paramétrage et de personnalisation que l’on retrouve dans les portails. 

Technique
17.06.2016

Gestion des suivis (1/2)

Dès la version 1605 d’IS-Academia, une nouvelle gestion des suivis est en place. Une nouvelle cellule permet de lister les suivis d’un étudiant, d’un GPS, ou d’un ensemble de suivis générés au même moment à partir d’un écran (exemple : impression en masse de lettres ou de bulletins). Une multitude de filtres permettent ensuite d’ajuster l’affichage et de ne présenter que les suivis qui vous intéressent sur le moment.

Les colonnes d’informations propres aux suivis sont entièrement paramétrables jusqu’à définir quelles sont les colonnes que l’on veut voir et surtout quelles sont celles que l’on veut pouvoir éditer. Ainsi la cellule offre également un mode d’édition en masse. Cela permet typiquement de déplacer l’ensemble des suivis sélectionnés vers une autre action de suivi, ou d’en modifier la date si elle s’avère erronée.

Une option supplémentaire de cette cellule permet d’avoir une colonne d’abonnement qui donne la possibilité à n’importe quel utilisateur consultant un suivi de pouvoir s’y abonner. Grâce à cela, il sera automatiquement alerté lorsque le suivi ouvert arrivera à échéance.

Un accès aux documents des suivis est bien sûr disponible. Petite nouveauté toutefois, un lien de partage permet de générer un URL public pour accéder à un document bien précis. Cela permet de partager le document d’un suivi avec des utilisateurs externes à IS-Academia.

Fonctionnalité
07.06.2016

Enregistrez vos photos de profil directement aux bonnes dimensions !

Les photos de personnes sont souvent utilisées pour l'impression de cartes d'étudiant ou l'affichage dans des listes. Elles doivent généralement avoir des dimensions définies.

Une photo peut être directement chargée dans IS-Academia, puis il est possible de zoomer et positionner celle-ci dans un cadre de découpe prédéfini. Le résultat est ensuite enregistré dans le format voulu directement comme photo de profil de la personne sélectionnée, respectivement dans le détail personne.

Cette fonctionnalité est également intégrable dans les formulaires. La photo ainsi livrée par un candidat ne nécessite plus de modifications systématiques par l'administration.

Fonctionnalité
27.05.2016

Un envoi ergonomique de vos emails ou de vos documents

La génération de documents et l'envoi d'emails vous proposent maintenant de glisser-déposer directement une ou plusieurs personnes dans une zone contenant la liste des documents et des emails disponibles, rendant ainsi cette manipulation extrêmement conviviale.

Une fois cette opération effectuée, il vous est maintenant aussi possible d'enregistrer l'envoi dans le suivi, d'ajouter un texte spécifique et de pré visualiser un email.

Information
18.05.2016

La communication dans IS-Academia

Dans la gestion d'un établissement académique, il est indispensable de pouvoir bien communiquer avec les différents acteurs (étudiants, enseignants, administrateurs, etc.). Cette communication peut se traduire par de la simple diffusion d'information, par de l'envoi de documents spécifiques ou même par une discussion entre plusieurs interlocuteurs. IS-Academia met à disposition plusieurs de ces moyens de communication pour interagir avec vos utilisateurs.

Depuis bien longtemps le module d'emails offre la possibilité de faire des envois de manière individuelle, en masse, de façon automatique selon certaines actions utilisateurs ou programmée selon des critères prédéfinis (module de traitements différés). Le module 'journal des envois' regroupe l'ensemble des emails émis par l'application.

Le module de publipostage, largement utilisé pour les envois papiers, se charge quant à lui de générer des courriers selon des modèles prédéfinis.

Plus récemment, deux nouveaux moyens de communication ont rejoint la panoplie d'IS-Academia.

Une messagerie instantanée est en effet maintenant intégrable dans un portail ou un formulaire. Elle offre une communication rapide et contextualisée entre différents utilisateurs (par exemple candidats vers administrateurs ou enseignants vers service RH).

Et grâce au module de news, vos actualités sont diffusées sur différents supports (portail en version desktop ou mobile), plus aucune information essentielle n'est ignorée.

Un processus de communication efficace et bénéfique pour votre gestion n'est pas forcément difficile à mettre en place. Alors n'hésitez pas à nous communiquer vos demandes !

Voir la vidéo

Fonctionnalité
04.05.2016

Nouvelle sélection à choix multiple

Dans les cellules OpenList, il est maintenant possible d’activer la sélection de valeurs multiples dans les listes déroulantes des filtres. Cette nouvelle fonctionnalité permet de sélectionner plusieurs années, plusieurs statuts, etc.

La première option de ce nouvel affichage permet de sélectionner tous les éléments de la liste ou de tout désélectionner : il n’est ainsi pas nécessaire de parcourir la liste dans son entier. Il n’y a aucune limite à la quantité de valeurs pouvant être sélectionnées dans la liste.

Lorsqu’une ou plusieurs valeurs sont cochées, le champ indique le nombre d’éléments sélectionnés. De même que lorsque toutes les options sont sélectionnées, le champ l’indique également.

Productivité
31.10.2018

Post-it

Les post-its sont l'outil courant et indispensable d'un administrateur.

Rappel, rendez-vous, liste de choses à faire, pense-bêtes, mot de passe… Ils fleurissent souvent sur le bord des écrans ou sur le coin des bureaux. La version papier des post-its est pratique mais sujette aux décollements, pertes, coups de vent et à l'indiscrétion des collègues... C'est pourquoi dans les portails d'Is-Academia il a été mis en place la possibilité de créer des post-its enregistrables par utilisateur. Ils sont accessibles en permanence, discrets et personnalisables.

Un post-it se compose d'un titre, d'un contenu et d'une couleur modifiable. Il existe 2 façons de les intégrer dans un portail : sous forme d'un composant discret et accessible partout dans le portail et sous forme de cellule. 

Technique
01.02.2018

Passage au numérique avec la signature électronique

Contrat de travail, convention de stage, diplôme, bulletin de notes… autant de documents officiels très importants qu'il est indispensable de signer ou de faire signer. Les solutions mises en place jusqu'à présent se basent sur l'utilisation de signatures scannées intégrées aux documents ou sur des processus compliqués d'échanges des documents scannés entre les différents acteurs.

Dans l'optique d'améliorer la légalité et l'efficacité de ces processus, Equinoxe (sous l'impulsion de notre client ICL) a intégré dans Is-Academia une interface avec le produit de la société DocuSign. Cette société propose des technologies de signatures numériques et de transactions digitales reconnues par la loi fédérale du 19 décembre 2003 sur les services de certification.

Le principe de fonctionnement est très simple :

  1. Le document est généré dans Is-Academia et envoyé automatiquement par un web service de façon sécurisée à DocuSign,
  2. le ou les signataires sont contactés par email par la plateforme DocuSign,
  3. le signataire signe en ligne le document,
  4. Is-Academia reçoit via un web service le document signé numériquement,
  5. L'ensemble des transactions et des actions sont conservées par DocuSign.

Cette intégration fait son apparition dans la version 1710 et est déjà déployée en production pour des contrats de travail.

Fonctionnalité
07.02.2018

Ma page de connexion, mon identité !

L'homogénéité dans l'identité visuelle d'une interface web est très importante pour les utilisateurs. Amélioration de l'ergonomie, de la clarté de l'information ou meilleure intégration dans un environnement de travail… Bref une meilleure expérience utilisateur.

C'est pourquoi Is-Academia permet maintenant de paramétrer pour une application unique (= même base) des pages de connexion aux designs différents en fonction de l'adresse d'accès. Chaque entité (école, département, faculté…) utilisant la même application Is-Academia peut donc y accéder via une page d'accueil à son design, ses couleurs, sa propre identité. L'url et le design change, les données restent.

Veuillez-vous rapprocher de votre responsable client et de nos designers pour plus de détails sur ce paramétrage.

Fonctionnalité
13.12.2017

Du vieux dans du neuf

Dans la version 1710, deux anciens modules ont été transposés dans le portail. Il s'agit des tables de conversion et des extractions.

Les cellules concernant les tables de conversion permettront donc de lister les tables existantes, de modifier les valeurs, les colonnes et les lignes. Quelques nouveautés se sont également ajoutées : la possibilité d'afficher une table en lecture seule, de ne travailler que sur une table, d'éditer seulement les valeurs, de masquer des colonnes, ...

Pour les extractions, on retrouvera les principales fonctionnalités de l'écran, à savoir : liste des extractions publiques et/ou privées, création depuis un modèle de cursus ou des détails de cursus, ajout/suppression de colonnes et de filtres, modification de la date de validation... tout ça intégré dans les portails avec un design et une ergonomie repensés !

Fonctionnalité
08.01.2018

Règles BTT (Bottom To Top)

Comment calculer dynamiquement, en temps réel, des résultats d’évaluation : moyenne, crédits obtenu, validation, transformation de résultats ? Comment avoir des résultats affichés au fur et à mesure de la saisie des notes tout en gardant des temps de réponses acceptables pour les utilisateurs qui effectuent la saisie ? Tel est l'objectif des règles BTT.

Chaque fois qu’une note, évaluation ou donnée est saisie, un calcul de résultat est déclenché au travers des règles BTT (Bottom To Top), en se basant sur la position de la note dans l’arborescence des évaluations. On remonte ainsi dans cette arborescence des résultats pour calculer, par exemple, la moyenne de la matière, puis la moyenne du module, puis celle de l’année pour finir par le résultat final. Le calcul s’effectue donc incrémentalement, au fur et à mesure de la saisie des résultats. Il autorise ainsi la visualisation des résultats calculés pratiquement simultanément à la saisie, même pour des systèmes complexes d'évaluation. 

Il est particulièrement indiqué lorsque la saisie de l'évaluation s'effectue indirectement, avec une saisie d'une mesure physique (temps, métrique...) transformée en une évaluation normalisée, puisque que, dans ce cas, l'enseignant visualise immédiatement les effets de l'évaluation.

Ce mode de calcul est compatible avec tous les systèmes de notation utilisables dans IS-Academia (aussi bien numérique qu'alpha) tout en restant ouvert à toutes les constructions de règlement. Il est cependant contraint sur le principe de la hiérarchie, valable dans la plupart des situations, en supposant qu’une évaluation n’influence que les résultats (moyenne, somme) dans les blocs ou modules supérieurs.

Cette contrainte peut cependant être levée en combinant les règles BTT avec les traitements de règles classiques. Ce mode de calcul offre ainsi la possibilité d'un double traitement avec une partie des résultats calculée en temps réel, tout en gardant des résultats globaux calculés en temps différés. Il est également intéressant de l'utiliser dans les cas où le nombre d'évaluation à saisir est important, puisqu'il va fragmenter ainsi le temps de calcul total sur chacune des saisies.

Fonctionnalité
26.09.2017

Métadonnées des PDFs et cellule de chargement

Les documents PDFs qu’on utilise habituellement peuvent contenir des métadonnées. Ces informations indiquent généralement l’auteur, le sujet, des mots-clés, … relatifs au document et son contenu. Ces données sont en principe renseignées lors de la génération du PDF de manière plus ou moins automatique (en reprenant par exemple l’utilisateur connecté pour les exports PDF depuis Word).

Ainsi, les documents PDFs chargés dans IS-Academia contiennent également des métadonnées. La plupart du temps, elles sont inutilisées. Mais un document provenant d’IS-Academia peut tout à fait être transmis à un système externe utilisant ces métadonnées, par exemple à des fins de publication ou de gestion électronique des documents.

Dans IS-Academia, une cellule a été créée afin de permettre le chargement d’un document PDF dans le suivi d’un étudiant. La particularité de cette cellule est qu’elle permet de paramétrer les métadonnées qu’on veut ajouter au document. Les données peuvent provenir de la personne, voire même des détails de GPS de l’inscription utilisée.

Le document ainsi stocké dans IS-Academia a donc des métadonnées à jour et surtout cohérentes avec l’étudiant concerné, et peut tout à fait être transmis tel quel à un autre système.

Fonctionnalité
07.09.2017

Services web et page de test

Les services web sont à la mode depuis quelques années déjà. Ils sont surtout nécessaires afin de permettre une communication entre deux systèmes distants. De nombreux services web font leur apparition dans IS-Academia. Il existe des services liés aux personnes, aux horaires, aux plans d’étude, etc. Tous ces services sont entièrement paramétrables et continuent d’évoluer avec le temps.

Ce qui pose souvent problème est le fait de devoir tester ces services web. Comment l’appeler ? Quels sont les arguments nécessaires ? Est-ce que je dois m’authentifier ?

C’est pour répondre à toutes ces questions qu’une page a été imaginée afin de proposer des exemples prédéfinis. Ces cas de test contiennent toutes les informations nécessaires afin de déclencher un service. Il est possible de définir l’adresse du service, les arguments nécessaires, les éventuelles particularités liés à un service. Tous ces exemples sont définis via des cellules de portail et peuvent être adaptés selon tous les cas.

Fonctionnalité
29.08.2017

Invocation de Web Services dans IS-Academia

IS-Academia n'est pas, et ne doit pas être, une application isolée. Elle se doit de communiquer avec des systèmes externes en envoyant ou en recevant des données.

Depuis quelques temps déjà nous avons mis en place une infrastructure de Web Services permettant de transmettre des informations vers l'extérieur. C'est une première étape très intéressante mais recevoir et traiter des informations provenant d'applications tierces est tout aussi indispensable. C'est pourquoi nous avons créé une nouvelle cellule de portail ayant la capacité d'invoquer un web service et de restituer la réponse sous forme exploitable (XML). Le traitement de cette réponse par une librairie de transformation vers du html donne ensuite des possibilités quasiment infinies d'affichage et de traitement dans cette cellule de portail (responsive ou non). 

Un exemple concret a été récemment mis en place pour l'affichage de plannings de cours. Les données proviennent donc de l'extérieur et sont mises en forme à la volée par une nouvelle librairie standard d'affichage d'horaires dans le portail enseignant.

 

Cette nouvelle cellule s'arrêtera là où les Web Services s'arrêteront…

Fonctionnalité
27.07.2017

Le programme du jour dans la poche

La cellule d'affichage de l'horaire du jour a été renouvelée dans la version 1707 pour offrir une vision simple mais élégante de notre journée.

Pensée spécialement pour une utilisation depuis un dispositif mobile, cette cellule permet de consulter rapidement des informations telles que l'heure, la salle et l'enseignant de nos séances.

De plus, des flèches de navigation permettent de se déplacer au jour suivant ou précédent et un calendrier nous permet de sélectionner directement le jour de notre choix.

Fonctionnalité
02.05.2017

Abonnement multiple aux suivis

Une nouvelle façon de gérer les abonnements aux suivis

Depuis la version 1605 de l'application, il est possible de s'abonner personnellement à un suivi. Ceci va créer un lien entre l'utilisateur et le suivi, pouvant par la suite être utilisé à diverses fins, telles que l'envoi d'un e-mail aux abonnés lorsque le suivi atteint sa date d'échéance.

Dès la version 1705, il sera également possible d'abonner un utilisateur tiers à un ou plusieurs suivis. Ceci permettra donc le traitement des abonnements à tout un groupe de suivis d'un seul clic sur le ou les utilisateurs visés.

La liste des utilisateurs pour lesquels l'abonnement est autorisé est paramétrable grâce aux associations avec les unités.

Cette nouveauté ne remplace pas l'abonnement simple aux suivis, mais complète ses possibilités en proposant un traitement massif des abonnements aux suivis.

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