News

 
Fonctionnalité
20.08.2015

Nouvelle gestion des horaires

Un nouveau module d’horaires est disponible dans IS-Academia. Bénéficiant d’une nouvelle interface intégrée dans le portail, la construction et la manipulation d’horaires se font de manière simple et efficace.

Ce nouvel environnement permet également un travail collaboratif mettant ainsi à jour en temps réel l’affichage de chaque utilisateur en fonction des modifications faites par les autres sur le même horaire. Une notion de publication d’horaire est disponible lorsque des modifications doivent être réalisées sans pour autant être rendues visibles immédiatement aux étudiants et enseignants. C’est alors une publication manuelle qui autorise leur visibilité.

Une mise en évidence immédiate permet de rapidement détecter les conflits entre séances et surtout d’en voir la cause. Des listes de contrôles sont inclues en standard donnant notamment un accès détaillé aux séances en conflit, sans salle ou sans enseignant rattaché.

Des onglets de réservations ponctuelles peuvent également être mis en place. Il est alors possible de réserver une salle pour une personne ou une entreprise quelconque, tout en précisant différentes informations utiles, comme par exemple le motif de la réservation, la personne ou le service responsable.

Information
31.07.2015

Les MOOC’s dans IS-Academia

Les formations de type MOOC - Massive Open Online Course (ou en bon français FLOT - Formation en ligne ouverte à tous) font leur entrée dans IS-Academia. En quelques mots, comment décrire un MOOC ? Il s'agit d'un cours diffusé sur Internet, libre de droits (seule la délivrance du certificat est payante) et qui peut réunir entre quelques dizaines et quelques milliers d’étudiants.

IS-Academia permet dès à présent d’importer les inscriptions de ces étudiants, de gérer leurs données académiques et de contrôle des études, ainsi que de générer les différents certificats, relevés de notes et notifications email. Ceci dans un environnement portail convivial et simple d'utilisation.

Technique
17.07.2015

Téléchargez plusieurs documents dans un seul fichier .zip

De plus en plus d'écoles admettent une dépose de candidature "toute électronique" à des formations. Par le biais de formulaires, non seulement des données personnelles sont demandées aux candidats mais également le téléversement de différents fichiers (comme le CV, une lettre de motivation, les différents diplômes, etc.), particulièrement dans le domaine de la formation continue. Ces candidatures passent ensuite généralement par un processus d'admission impliquant souvent un comité composé de plusieurs personnes, pas forcément regroupées géographiquement, qui jugent les dossiers ainsi reçus.

Dans IS-Academia, les formulaires électroniques de candidature permettent de stocker les documents téléversés par les candidats au niveau du suivi.

Afin de simplifier l'envoi d'un dossier complet sous forme électronique aux personnes concernées, la cellule affichant ces suivis permet dorénavant de créer un fichier zip selon une sélection effectuée par l'utilisateur. Le fichier ainsi créé est téléchargé sur votre ordinateur selon les préférences du navigateur utilisé.

Il suffit alors de faire parvenir le fichier zip obtenu aux personnes concernées, évitant des impressions gourmandes en encre et papier !

Information
25.06.2015

Le nouveau GESTAC est arrivé

Le menu GESTAC s’offre un lifting visuel et fonctionnel. Dorénavant responsive, il s’adapte aux différentes résolutions d’écran pour assurer à tous nos utilisateurs un affichage optimal.

Pour les GESTAC riches en menus, un mode compact est disponible permettant d’offrir une vue plus légère de l’intégralité des liens. Une nouvelle gestion des favoris et la possibilité de composer votre propre GESTAC ont été implémentés afin d’améliorer votre expérience utilisateur.

Un tout nouveau moteur de recherche intégré vous permet de retrouver facilement et rapidement un menu que vous n’utilisez que ponctuellement. L’auto complétion offre également la possibilité d’accéder aux pages directement depuis le champ de recherche.

Fonctionnalité
08.06.2015

Punaises !

Ou comment épingler un étudiant

Dossier en retard, rendez-vous à prendre, difficultés financières, situations familiales particulières... Tout au long de la vie de l'étudiant le service académique a besoin de placer des alertes sur son dossier et d'être notifié à l'ouverture de celui-ci. C'était déjà possible dans les écrans d'IS-Academia avec les suivis ouverts et c'est maintenant possible aussi directement dans les portails.

Le principe est simple : tout suivi ouvert présent dans le dossier d'une personne sera représenté automatiquement dans l'en-tête du portail par une icône spécifique dès l'utilisation du dossier. En une synchronisation, l'information importante est à portée de souris. Plus de risque de passer à côté d'une alerte, d'une recommandation ou d'un rendez-vous, et cela sans perturber l'affichage des cellules de travail ! Bien évidemment tout est paramétrable, type de suivi (alerte financière, pédagogique, RH, prise de rendez-vous...), icônes, nombres et niveaux d'alertes, positionnement... Épingler sans perturber, tel est le slogan de ces punaises !

Ces alertes de suivi s'intègrent parfaitement dans l'en-tête dynamique du portail mise en place il y a quelques mois dans IS-Academia. Pour rappel, il existe maintenant dans les portails la possibilité d'afficher de l'information contextualisée concernant la personne (étudiant, personnel) affichée dans l'onglet courant. Photo de la personne, nom et prénom, matricule, indication de décès et maintenant alertes de suivis, l'en-tête dynamique du portail est l'élément ergonomique indispensable pour gagner en efficacité dans IS-Academia.

Technique
30.04.2015

Traces d’exploitation

Les modèles d’exploitations permettent d'extraire des données de l'application, de les manipuler et de les afficher. Principalement, cela permet d'obtenir des statistiques sur toutes sortes d'informations se trouvant dans IS-Academia.

Une nouvelle fonctionnalité a été implémentée permettant de garder un historique de l’exécution de ces exploitations. Cet historique peut maintenant être utilisé pour filtrer la source de données lors de prochaines exécutions et ainsi éviter de retraiter des données déjà extraites.

Productivité
31.10.2018

Post-it

Les post-its sont l'outil courant et indispensable d'un administrateur.

Rappel, rendez-vous, liste de choses à faire, pense-bêtes, mot de passe… Ils fleurissent souvent sur le bord des écrans ou sur le coin des bureaux. La version papier des post-its est pratique mais sujette aux décollements, pertes, coups de vent et à l'indiscrétion des collègues... C'est pourquoi dans les portails d'Is-Academia il a été mis en place la possibilité de créer des post-its enregistrables par utilisateur. Ils sont accessibles en permanence, discrets et personnalisables.

Un post-it se compose d'un titre, d'un contenu et d'une couleur modifiable. Il existe 2 façons de les intégrer dans un portail : sous forme d'un composant discret et accessible partout dans le portail et sous forme de cellule. 

Technique
01.02.2018

Passage au numérique avec la signature électronique

Contrat de travail, convention de stage, diplôme, bulletin de notes… autant de documents officiels très importants qu'il est indispensable de signer ou de faire signer. Les solutions mises en place jusqu'à présent se basent sur l'utilisation de signatures scannées intégrées aux documents ou sur des processus compliqués d'échanges des documents scannés entre les différents acteurs.

Dans l'optique d'améliorer la légalité et l'efficacité de ces processus, Equinoxe (sous l'impulsion de notre client ICL) a intégré dans Is-Academia une interface avec le produit de la société DocuSign. Cette société propose des technologies de signatures numériques et de transactions digitales reconnues par la loi fédérale du 19 décembre 2003 sur les services de certification.

Le principe de fonctionnement est très simple :

  1. Le document est généré dans Is-Academia et envoyé automatiquement par un web service de façon sécurisée à DocuSign,
  2. le ou les signataires sont contactés par email par la plateforme DocuSign,
  3. le signataire signe en ligne le document,
  4. Is-Academia reçoit via un web service le document signé numériquement,
  5. L'ensemble des transactions et des actions sont conservées par DocuSign.

Cette intégration fait son apparition dans la version 1710 et est déjà déployée en production pour des contrats de travail.

Fonctionnalité
07.02.2018

Ma page de connexion, mon identité !

L'homogénéité dans l'identité visuelle d'une interface web est très importante pour les utilisateurs. Amélioration de l'ergonomie, de la clarté de l'information ou meilleure intégration dans un environnement de travail… Bref une meilleure expérience utilisateur.

C'est pourquoi Is-Academia permet maintenant de paramétrer pour une application unique (= même base) des pages de connexion aux designs différents en fonction de l'adresse d'accès. Chaque entité (école, département, faculté…) utilisant la même application Is-Academia peut donc y accéder via une page d'accueil à son design, ses couleurs, sa propre identité. L'url et le design change, les données restent.

Veuillez-vous rapprocher de votre responsable client et de nos designers pour plus de détails sur ce paramétrage.

Fonctionnalité
13.12.2017

Du vieux dans du neuf

Dans la version 1710, deux anciens modules ont été transposés dans le portail. Il s'agit des tables de conversion et des extractions.

Les cellules concernant les tables de conversion permettront donc de lister les tables existantes, de modifier les valeurs, les colonnes et les lignes. Quelques nouveautés se sont également ajoutées : la possibilité d'afficher une table en lecture seule, de ne travailler que sur une table, d'éditer seulement les valeurs, de masquer des colonnes, ...

Pour les extractions, on retrouvera les principales fonctionnalités de l'écran, à savoir : liste des extractions publiques et/ou privées, création depuis un modèle de cursus ou des détails de cursus, ajout/suppression de colonnes et de filtres, modification de la date de validation... tout ça intégré dans les portails avec un design et une ergonomie repensés !

Fonctionnalité
08.01.2018

Règles BTT (Bottom To Top)

Comment calculer dynamiquement, en temps réel, des résultats d’évaluation : moyenne, crédits obtenu, validation, transformation de résultats ? Comment avoir des résultats affichés au fur et à mesure de la saisie des notes tout en gardant des temps de réponses acceptables pour les utilisateurs qui effectuent la saisie ? Tel est l'objectif des règles BTT.

Chaque fois qu’une note, évaluation ou donnée est saisie, un calcul de résultat est déclenché au travers des règles BTT (Bottom To Top), en se basant sur la position de la note dans l’arborescence des évaluations. On remonte ainsi dans cette arborescence des résultats pour calculer, par exemple, la moyenne de la matière, puis la moyenne du module, puis celle de l’année pour finir par le résultat final. Le calcul s’effectue donc incrémentalement, au fur et à mesure de la saisie des résultats. Il autorise ainsi la visualisation des résultats calculés pratiquement simultanément à la saisie, même pour des systèmes complexes d'évaluation. 

Il est particulièrement indiqué lorsque la saisie de l'évaluation s'effectue indirectement, avec une saisie d'une mesure physique (temps, métrique...) transformée en une évaluation normalisée, puisque que, dans ce cas, l'enseignant visualise immédiatement les effets de l'évaluation.

Ce mode de calcul est compatible avec tous les systèmes de notation utilisables dans IS-Academia (aussi bien numérique qu'alpha) tout en restant ouvert à toutes les constructions de règlement. Il est cependant contraint sur le principe de la hiérarchie, valable dans la plupart des situations, en supposant qu’une évaluation n’influence que les résultats (moyenne, somme) dans les blocs ou modules supérieurs.

Cette contrainte peut cependant être levée en combinant les règles BTT avec les traitements de règles classiques. Ce mode de calcul offre ainsi la possibilité d'un double traitement avec une partie des résultats calculée en temps réel, tout en gardant des résultats globaux calculés en temps différés. Il est également intéressant de l'utiliser dans les cas où le nombre d'évaluation à saisir est important, puisqu'il va fragmenter ainsi le temps de calcul total sur chacune des saisies.

Fonctionnalité
26.09.2017

Métadonnées des PDFs et cellule de chargement

Les documents PDFs qu’on utilise habituellement peuvent contenir des métadonnées. Ces informations indiquent généralement l’auteur, le sujet, des mots-clés, … relatifs au document et son contenu. Ces données sont en principe renseignées lors de la génération du PDF de manière plus ou moins automatique (en reprenant par exemple l’utilisateur connecté pour les exports PDF depuis Word).

Ainsi, les documents PDFs chargés dans IS-Academia contiennent également des métadonnées. La plupart du temps, elles sont inutilisées. Mais un document provenant d’IS-Academia peut tout à fait être transmis à un système externe utilisant ces métadonnées, par exemple à des fins de publication ou de gestion électronique des documents.

Dans IS-Academia, une cellule a été créée afin de permettre le chargement d’un document PDF dans le suivi d’un étudiant. La particularité de cette cellule est qu’elle permet de paramétrer les métadonnées qu’on veut ajouter au document. Les données peuvent provenir de la personne, voire même des détails de GPS de l’inscription utilisée.

Le document ainsi stocké dans IS-Academia a donc des métadonnées à jour et surtout cohérentes avec l’étudiant concerné, et peut tout à fait être transmis tel quel à un autre système.

Fonctionnalité
07.09.2017

Services web et page de test

Les services web sont à la mode depuis quelques années déjà. Ils sont surtout nécessaires afin de permettre une communication entre deux systèmes distants. De nombreux services web font leur apparition dans IS-Academia. Il existe des services liés aux personnes, aux horaires, aux plans d’étude, etc. Tous ces services sont entièrement paramétrables et continuent d’évoluer avec le temps.

Ce qui pose souvent problème est le fait de devoir tester ces services web. Comment l’appeler ? Quels sont les arguments nécessaires ? Est-ce que je dois m’authentifier ?

C’est pour répondre à toutes ces questions qu’une page a été imaginée afin de proposer des exemples prédéfinis. Ces cas de test contiennent toutes les informations nécessaires afin de déclencher un service. Il est possible de définir l’adresse du service, les arguments nécessaires, les éventuelles particularités liés à un service. Tous ces exemples sont définis via des cellules de portail et peuvent être adaptés selon tous les cas.

Fonctionnalité
29.08.2017

Invocation de Web Services dans IS-Academia

IS-Academia n'est pas, et ne doit pas être, une application isolée. Elle se doit de communiquer avec des systèmes externes en envoyant ou en recevant des données.

Depuis quelques temps déjà nous avons mis en place une infrastructure de Web Services permettant de transmettre des informations vers l'extérieur. C'est une première étape très intéressante mais recevoir et traiter des informations provenant d'applications tierces est tout aussi indispensable. C'est pourquoi nous avons créé une nouvelle cellule de portail ayant la capacité d'invoquer un web service et de restituer la réponse sous forme exploitable (XML). Le traitement de cette réponse par une librairie de transformation vers du html donne ensuite des possibilités quasiment infinies d'affichage et de traitement dans cette cellule de portail (responsive ou non). 

Un exemple concret a été récemment mis en place pour l'affichage de plannings de cours. Les données proviennent donc de l'extérieur et sont mises en forme à la volée par une nouvelle librairie standard d'affichage d'horaires dans le portail enseignant.

 

Cette nouvelle cellule s'arrêtera là où les Web Services s'arrêteront…

Fonctionnalité
27.07.2017

Le programme du jour dans la poche

La cellule d'affichage de l'horaire du jour a été renouvelée dans la version 1707 pour offrir une vision simple mais élégante de notre journée.

Pensée spécialement pour une utilisation depuis un dispositif mobile, cette cellule permet de consulter rapidement des informations telles que l'heure, la salle et l'enseignant de nos séances.

De plus, des flèches de navigation permettent de se déplacer au jour suivant ou précédent et un calendrier nous permet de sélectionner directement le jour de notre choix.

Fonctionnalité
02.05.2017

Abonnement multiple aux suivis

Une nouvelle façon de gérer les abonnements aux suivis

Depuis la version 1605 de l'application, il est possible de s'abonner personnellement à un suivi. Ceci va créer un lien entre l'utilisateur et le suivi, pouvant par la suite être utilisé à diverses fins, telles que l'envoi d'un e-mail aux abonnés lorsque le suivi atteint sa date d'échéance.

Dès la version 1705, il sera également possible d'abonner un utilisateur tiers à un ou plusieurs suivis. Ceci permettra donc le traitement des abonnements à tout un groupe de suivis d'un seul clic sur le ou les utilisateurs visés.

La liste des utilisateurs pour lesquels l'abonnement est autorisé est paramétrable grâce aux associations avec les unités.

Cette nouveauté ne remplace pas l'abonnement simple aux suivis, mais complète ses possibilités en proposant un traitement massif des abonnements aux suivis.

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